Casos de Éxito

Implementación de Soluciones SAP Grupo Biomax

El Cliente 

El Grupo Empresarial Biomax es una compañía colombiana dedicada a la distribución mayorista de combustibles líquidos derivados del petróleo. Con emprendimiento y un amplio conocimiento sobre la distribución de combustibles, durante su trayectoria ha desarrollado otras líneas de negocio que le han permitido diversificar su portafolio de servicios y así mismo su fuente de ingresos. Su crecimiento continuo y sostenible ha posicionado al grupo hoy integrado por Biomax S.A., GNE Soluciones S.A.S., Vecino S.A.S, Biomax S.A. Operador Logístico S.A.S y Autosnack S.A., como uno de los más sólidos e importantes del sector. 

Su consolidación empresarial se refleja en algunas de sus estadísticas del 2012: Más de 800 estaciones de servicio operadas por terceros, 148 clientes industriales, y la red de 36 estaciones de servicio propias. La rápida evolución del grupo empresarial, es consecuencia no sólo de sus cifras y resultados comerciales. Ha conjugado además diversos frentes de acción, políticas y estrategias corporativas. Entre ellas, en 2012 inició la implementación de su ERP, con el fin de integrar los procesos y el manejo óptimo, confiable y oportuno de su información, lo que como resultado, generaría mayor eficiencia en la planeación y control del negocio. 

El desafio 

Implementar un modelo de negocio basado en procesos que le asegurara al grupo la disponibilidad de la información en los niveles transaccional, analítico y estratégico, vital para la toma de decisiones acertadas que se ajusten a las exigencias del mercado, además de responder a las necesidades particulares de los accionistas, entre ellas el crecimiento de la organización, el soporte a la gestión comercial (servicio al cliente, seguimiento, movilidad), la seguridad de la información, el control de procesos y su optimización mediante la estandarización y automatización de actividades. 

Desde la perspectiva de diseño y ejecución técnica suponía además, la implementación de los componentes clave de la solución de industria IS Oil & Gas, la comunicación con los sistemas de control externos como SICOM[1] y TMS6[2], la implementación de la normatividad IFRS pertinente para el negocio de Biomax haciendo el Ledger líder NIIF con contabilidad por centro de beneficio y segmento y la primera implementación de CLM (Contract Lifecycle Management) en Colombia, para la gestión del ciclo de vida de los contratos legales. 

La solución 

Implementación que consistió de dos componentes: un modelo de negocio que asegura estandarización, simplificación y automatización de los procesos de negocio; un ERP con componentes clave de industria IS Oil & Gas, que soporta la gestión de áreas clave compañía, como Abastecimiento, Expansión, Comercial, Pedido al recaudo, Servicios financieros, Direccionamiento Estratégico,Recursos Humanos y Salud Ocupacional y Legales.

Los beneficios 
  • Sostenimiento y respaldo técnico en la operación, a los compromisos y políticas de la organización con sus clientes, proveedores y entorno
  • Implementación de la normatividad IFRS, para reportes contables bajo IFRS, Col-GAAP y Fiscal
  • Integración de los procesos de negocio entre Biomax y GNE
  • Integración natural por medio de PI con todos los diferentes sistemas externos: SICOM, TMS6, Controller y con la extranet, donde a partir de interfaces asincrónicas se presenta a los clientes aplicaciones con información online 
  • Aprovechamiento al máximo de la funcionalidad estándar para cumplir los requerimientos de la normatividad internacional en el modelo de activos fijos 
  • Cálculo del manejo impositivo para combustibles, mejora en los procesos de conciliación bancaria, optimización del pago a proveedores, entre otros 
  • Oil&Gas con automatización parcial del proceso de despacho 
  • Reportes de pagos a clientes de forma automática en los archivos bancarios 
  • Control del presupuesto para el mantenimiento de la imagen de las EDS 
  • Cálculo de la amortización de los proyectos de inversión por galonaje
  • Líderes funcionales empoderados en el manejo de las herramientas implementadas, dando soporte a la operación del negocio
El grupo Biomax, culmina así otra iniciativa que los mantiene a la vanguardia y como punta de lanza en su sector. Con una selección de soluciones tecnológicas integradas de reconocimiento mundial, que le permiten fortalecer la estrategia de expansión iniciada por la organización e incrementar su ventaja competitiva frente a un mercado globalizado y cambiante.
 
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