Casos de Sucesso

Instituição de ensino superior aposta em projeto de melhorias fiscais com a Softtek  

O Cliente

Com 500 mil alunos e 90 campi distribuídos em 48 municípios do Brasil, além dos polos de Ensino à Distância (EAD), é uma das maiores organizações privadas de ensino superior do Brasil em número de alunos matriculados. Atualmente, conta com 4.564 colaboradores administrativos e com um corpo docente de mais de 7.700 professores, oferecendo 86 diferentes cursos presenciais e a distância de Graduação e Graduação Tecnológica nas áreas de Ciências Exatas, Ciências Biológicas e Ciências Humanas, além dos 110 cursos de Pós-Graduação latu senso, cinco cursos de Mestrado e três cursos de Doutorado, além de cursos livres e cursos voltados para a educação corporativa.

O Desafio 

Com o intuito de reduzir divergências nas conciliações financeiras e contábeis, além de revisar processos de contabilização e apuração de impostos, a instituição de ensino sentiu a necessidade de aderir a um novo software de modelo fiscal.

O principal desafio era aprimorar a integração entre o Sistema de Informação Acadêmica (SIA) vigente, que reúne todos os dados dos alunos, desde a grade de matérias até o controle de mensalidades e geração de boletos, aos módulos financeiro-contábil da SAP e ao sistema fiscal. Além disso, foi preciso preparar um ambiente para o atendimento às obrigações acessórias (SPED, NFS-e, NF-e, e-Social) e melhorar a confiabilidade das informações entre os sistemas, o qual facilitaria a identificação e tratamento de possíveis erros.

O projeto considerou também a revisão de todo o modelo fiscal da instituição de ensino, que englobava cerca de 32 processos.

A Solução

O sistema utilizado foi o SAP ECC 6.0. O projeto, que durou cerca de 14 meses, teve em seu escopo a implementação do Novo Modelo Fiscal (Operações de Entrada e Saída), processos de faturamento, financeiro, contábil e fiscal, além da criação de uma lista de tarefas para evidenciar críticas na integração de sistemas (SIA X SAP x SYNCHRO). Para proporcionar mais inteligência aos processos e extração de informações mais assertivas, o projeto ainda contou com um reforço de tecnologias de Business Intelligence (BI).

O projeto fiscal é fruto de uma parceria anterior da Softtek com a Universidade, que começou com o serviço de suporte e manutenção de aplicações SAP. O compromisso inicial era garantir o funcionamento de sistemas vitais para os negócios e operações da instituição.

Os Beneficios 

Com a solução, a instituição passou a observar ganhos importantes na capacidade de gestão dos boletos, da geração até a emissão. Também passou a ter mais precisão nas informações relacionadas ao recebimento fiscal, além de evoluir para um novo patamar com processos completamente automatizados, mais indicadores e menos planilhas, o que refletiu positivamente na gestão dos negócios de toda a Universidade. Outros benefícios de destaque foram:

• Redução no saldo contábil nas contas de Pessoa Física e Pessoa Jurídica
• Controle individualizado do Ativo Imobilizado
• Arrecadação dos impostos (ISS) de acordo com o município onde o serviço é prestado • Visão real dos lançamentos por local de negócio
• Adequação do sistema para geração do EVA
• Assertividade na apuração dos créditos de PIS/COFINS
• Redução do risco com a exposição fiscal
• Crédito de ISS de acordo com os prazos estabelecidos pelas prefeituras (cancelamento fora do período)
• Maior controle e acompanhamento de processos críticos durante os ciclos de faturamento e fechamento
• Redução de erros causados por intervenção manual
• Redução de custos em atualizações e manutenções futuras no SAP

Com a solução, a instituição passou a observar ganhos importantes na capacidade de gestão dos boletos, da geração até a emissão. Também passou a ter mais precisão nas informações relacionadas ao recebimento fiscal, além de evoluir para um novo patamar com processos completamente automatizados, mais indicadores e menos planilhas, o que refletiu positivamente na gestão dos negócios de toda a Universidade. Outros benefícios de destaque foram:

• Redução no saldo contábil nas contas de Pessoa Física e Pessoa Jurídica
• Controle individualizado do Ativo Imobilizado
• Arrecadação dos impostos (ISS) de acordo com o município onde o serviço é prestado • Visão real dos lançamentos por local de negócio
• Adequação do sistema para geração do EVA
• Assertividade na apuração dos créditos de PIS/COFINS
• Redução do risco com a exposição fiscal
• Crédito de ISS de acordo com os prazos estabelecidos pelas prefeituras (cancelamento fora do período)
• Maior controle e acompanhamento de processos críticos durante os ciclos de faturamento e fechamento
• Redução de erros causados por intervenção manual
• Redução de custos em atualizações e manutenções futuras no SAP

Ficha Técnica 

Segmento: Educação

Projeto: Modelo Fiscal - Integração SIA x SAP x Synchro

Solução: SAP ERP/SRM

Versão SAP: ECC 6.0

Período do projeto: agosto/2013 a outubro/2014

Escopo:
• Implementação do Novo Modelo Fiscal (Operações de Entrada e Saída)

• Reestruturação de 10 integrações (Englobando os Processos de Faturamento, Financeiro/Contábil e Fiscal)

• Criação de Lista de Tarefas para evidenciar/reprocessar críticas na Integração dos Sistemas (SIA X SAP x SYNCHRO)

Módulos Envolvidos: MM, SD, FI, Basis, ABAP, PI

Desenvolvimentos:
• Interfaces: Faturamento, Recebimento, Data de Competência, Conta Contábil, Centro de Custo, Centro de Materiais e Cliente

Quantidade de consultores Softtek envolvidos: 60 Abrangência Geográfica: Brasil

 

 

 

Sobre a Softtek 

Fundada em 1982, a Softtek é uma fornecedora global de soluções orientadas a processos de TI com 30 escritórios na América do Norte, América Latina, Europa e Ásia. Por meio dos seus 12 centros de entrega globais no Brasil, México, China, Argentina, Espanha e Índia, a Softtek diminui o tempo de entrega das soluções de negócio, reduz o custo das aplicações existentes, oferece aplicações melhor projetadas e testadas, e produz resultados mais previsíveis para grandes empresas em mais de 20 países. Com seu modelo de entrega de serviços on-site, on-shore e com sua marca registrada Global NearshoreTM, a Softtek ajuda constantemente os CIOs a aumentarem o valor dos negócios por meio da TI.

 

 
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