Casos de Sucesso

Instituição de ensino superior aposta em projeto de melhorias fiscais com a Softtek

O Cliente

Com 500 mil alunos e 90 campi distribuídos em 48 municípios do Brasil, além dos polos de Ensino à Distância (EAD), é uma das maiores organizações privadas de ensino superior do Brasil em número de alunos matriculados. Atualmente, conta com 4.564 colaboradores administrativos e com um corpo docente de mais de 7.700 professores, oferecendo 86 diferentes cursos presenciais e a distância de Graduação e Graduação Tecnológica nas áreas de Ciências Exatas, Ciências Biológicas e Ciências Humanas, além dos 110 cursos de Pós-Graduação latu senso, cinco cursos de Mestrado e três cursos de Doutorado, além de cursos livres e cursos voltados para a educação corporativa.

O Desafio

Com o intuito de reduzir divergências nas conciliações financeiras e contábeis, além de revisar processos de contabilização e apuração de impostos, a instituição de ensino sentiu a necessidade de aderir a um novo software de modelo fiscal.

O principal desafio era aprimorar a integração entre o Sistema de Informação Acadêmica (SIA) vigente, que reúne todos os dados dos alunos, desde a grade de matérias até o controle de mensalidades e geração de boletos, aos módulos financeiro-contábil da SAP e ao sistema fiscal. Além disso, foi preciso preparar um ambiente para o atendimento às obrigações acessórias (SPED, NFS-e, NF-e, e-Social) e melhorar a confiabilidade das informações entre os sistemas, o qual facilitaria a identificação e tratamento de possíveis erros.

O projeto considerou também a revisão de todo o modelo fiscal da instituição de ensino, que englobava cerca de 32 processos.

A Solução

O sistema utilizado foi o SAP ECC 6.0. O projeto, que durou cerca de 14 meses, teve em seu escopo a implementação do Novo Modelo Fiscal (Operações de Entrada e Saída), processos de faturamento, financeiro, contábil e fiscal, além da criação de uma lista de tarefas para evidenciar críticas na integração de sistemas (SIA X SAP x SYNCHRO). Para proporcionar mais inteligência aos processos e extração de informações mais assertivas, o projeto ainda contou com um reforço de tecnologias de Business Intelligence (BI).

O projeto fiscal é fruto de uma parceria anterior da Softtek com a Universidade, que começou com o serviço de suporte e manutenção de aplicações SAP. O compromisso inicial era garantir o funcionamento de sistemas vitais para os negócios e operações da instituição.

Os Beneficios

Com a solução, a instituição passou a observar ganhos importantes na capacidade de gestão dos boletos, da geração até a emissão. Também passou a ter mais precisão nas informações relacionadas ao recebimento fiscal, além de evoluir para um novo patamar com processos completamente automatizados, mais indicadores e menos planilhas, o que refletiu positivamente na gestão dos negócios de toda a Universidade. Outros benefícios de destaque foram:

• Redução no saldo contábil nas contas de Pessoa Física e Pessoa Jurídica
• Controle individualizado do Ativo Imobilizado
• Arrecadação dos impostos (ISS) de acordo com o município onde o serviço é prestado • Visão real dos lançamentos por local de negócio
• Adequação do sistema para geração do EVA
• Assertividade na apuração dos créditos de PIS/COFINS
• Redução do risco com a exposição fiscal
• Crédito de ISS de acordo com os prazos estabelecidos pelas prefeituras (cancelamento fora do período)
• Maior controle e acompanhamento de processos críticos durante os ciclos de faturamento e fechamento
• Redução de erros causados por intervenção manual
• Redução de custos em atualizações e manutenções futuras no SAP

Ficha Técnica

Segmento: Educação

Projeto: Modelo Fiscal - Integração SIA x SAP x Synchro

Solução: SAP ERP/SRM

Versão SAP: ECC 6.0

Período do projeto: agosto/2013 a outubro/2014

Escopo:
• Implementação do Novo Modelo Fiscal (Operações de Entrada e Saída)

• Reestruturação de 10 integrações (Englobando os Processos de Faturamento, Financeiro/Contábil e Fiscal)

• Criação de Lista de Tarefas para evidenciar/reprocessar críticas na Integração dos Sistemas (SIA X SAP x SYNCHRO)

Módulos Envolvidos: MM, SD, FI, Basis, ABAP, PI

Desenvolvimentos:
• Interfaces: Faturamento, Recebimento, Data de Competência, Conta Contábil, Centro de Custo, Centro de Materiais e Cliente

Quantidade de consultores Softtek envolvidos: 60 Abrangência Geográfica: Brasil

Sobre a Softtek

Fundada em 1982, a Softtek é uma fornecedora global de soluções orientadas a processos de TI com 30 escritórios na América do Norte, América Latina, Europa e Ásia. Por meio dos seus 12 centros de entrega globais no Brasil, México, China, Argentina, Espanha e Índia, a Softtek diminui o tempo de entrega das soluções de negócio, reduz o custo das aplicações existentes, oferece aplicações melhor projetadas e testadas, e produz resultados mais previsíveis para grandes empresas em mais de 20 países. Com seu modelo de entrega de serviços on-site, on-shore e com sua marca registrada Global NearshoreTM, a Softtek ajuda constantemente os CIOs a aumentarem o valor dos negócios por meio da TI.